Comprendre la demande que vous recevez
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Vous avez reçu un email de Dare. Pourquoi ?
Les utilisateurs de Dare s'inscrivent sur la plateforme pour exercer leurs droits réglementaires auprès de milliers d'entreprises. Lorsque vous n'avez pas de compte actif sur Dare, et qu'un utilisateur de Dare réalise une requête réglementaire auprès de vos services, vous recevez automatiquement un email d'invitation vous demandant d'y répondre.
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Pourquoi la demande provient-elle de Dare ?
Dare est une plateforme de mise en relation entre DPO et personnes concernées qui permet aux deux parties de centraliser leurs demandes réglementaires. Syned n'est pas mandaté par les utilisateurs de Dare et n'est donc pas leur représentant légal pour veiller à la bonne exécution de leurs requêtes réglementaires. Dare est le moyen de communication choisi par les personnes concernées qui vous contactent. Celles-ci entendent obtenir vos réponses via la messagerie Dare et non par email ou par un formulaire.
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Sous quelle forme pouvez-vous recevoir une demande de Dare ?
Le seul moyen par lequel vous pouvez recevoir une demande de Dare est l'email signé de nos adresses serveur et de notre nom de domaine.
Vous ne recevrez aucune invitation de la part de Dare sous la forme de SMS ou d'appels téléphoniques.
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Comment s'assurer que ce n'est pas une tentative de phishing ?
Syned est une entreprise sérieuse qui, à travers Dare, a pour objectif de rendre service tant aux organismes qu'aux personnes concernées. En aucun cas, nous n'envoyons d'emails malveillants. Enfin, l'email contient un lien d'invitation signé et sécurisé dont la durée de vie est limitée afin de minimiser tout risque de sécurité.
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De quelles informations disposez-vous lors du premier contact ?
Afin de vous assurer du sérieux de la demande, l'email que vous recevez contient des informations parcellaires de la personne concernée. Son nom et son adresse email vous sont communiquées mais hachées, afin de préserver la vie privée de nos utilisateurs. Ces deux éléments vous permettent toutefois de réaliser une première recherche dans vos systèmes informatiques.
Comment répondre à la demande que vous avez reçue ?
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Les informations fournies dans l'email ne sont pas suffisantes ?
Vous devez vérifier l'identité de la personne concernée, et ce de manière légitime pour répondre à sa requête ? Et les éléments partiellement fournis ne vous le permettent pas de manière certaine ? Demandez-le directement auprès de la personne concernée au sein de la messagerie de Dare.
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Besoin d'une preuve officielle de l'identité de la personne ?
La messagerie de Dare vous permet d'échanger des documents avec la personne concernée. De nombreux formats sont supportés. Si votre besoin est légitime, vous pouvez demander tout type de documents ou informations diverses à la personne concernée pour prouver son identité.
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Comment répondre à la demande que vous avez reçue ?
L'email d'invitation que vous recevez contient un lien sécurisé vers Dare. Par sécurité, et pour assurer l'intégrité de vos réponses, nous vous recommandons de n'utiliser que ce lien pour répondre à la demande reçue. Vous accéderez ensuite à la messagerie de Dare qui vous permettra d'échanger librement avec la personne concernée.
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Pourquoi répondre via Dare ?
D'abord, parce que c'est le canal de communication choisi par la personne concernée pour envoyer ses demandes et recevoir ses réponses. Ensuite, parce que la réglementation européenne du RGPD vous engage à répondre aux personnes concernées.
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Que se passe-t-il si vous ne répondez pas aux demandes ?
La réglementation européenne engage tout responsable de traitement à répondre aux demandes réglementaires qu'il reçoit. Par ailleurs, il ne peut contraindre la personne concernée à utiliser un autre moyen de communication que celui choisi par celle-ci.
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Que fait Syned si vous refusez de répondre ?
La personne concernée choisit la note de satisfaction qu'elle souhaite vous attribuer. Elle est également libre de porter plainte auprès du régulateur. En cas d'un grand nombre de requêtes sans réponse de votre part, Syned se réserve le droit de les porter à la connaissance du régulateur, avec l'accord explicite des personnes concernées.
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La meilleure solution, ça reste Dare ;-)
En un clic, vous pouvez répondre à la requête de la personne concernée de manière simple et ainsi avoir la garantie de satisfaire sa demande.
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